Et kontor kan se ryddig ut ved arbeidsdagens start og likevel ha områder som trenger langt hyppigere renhold.
I Oslo-kontorer med mange ansatte, møter og besøkende blir forskjellen særlig tydelig. Derfor bør en avtale om kontorrenhold være konkret nok til at både bedriften og renholdsfirmaet vet hva som skal gjøres.
Avtalen bør beskrive oppgaver, frekvens og ansvar konkret.
Sanitærrom, kjøkken, møterom og fellesarealer bør ha tydelige rutiner.
Renholdsfrekvensen må tilpasses hvor mange som bruker kontoret og hvordan det brukes.
Fast personell og en tydelig kontaktperson gjør den løpende oppfølgingen enklere.
Det viktigste i en renholdsavtale er at den beskriver hva som faktisk skal gjøres. Formuleringen «kontorrenhold» kan bety ganske forskjellige ting fra én leverandør til en annen. En god arbeidsbeskrivelse bør derfor angi hvilke rom som omfattes, hvilke oppgaver som inngår og hvor ofte de utføres.
På et vanlig kontor vil det være naturlig å beskrive løpende rengjøring av gulv og frie flater, støvsuging, gulvvask og tømming av avfall. Sanitærrom bør ha egne rutiner for toaletter, håndvasker og berøringspunkter. Resepsjon og møterom fortjener også tydelig plass i avtalen fordi de ofte brukes av kunder og andre besøkende.
Kjøkken og pauserom trenger oppfølging av blant annet benker, vasker og gulv. Periodiske oppgaver, som vinduspuss, grundigere gulvrengjøring og hovedrengjøring, bør enten inngå med avtalt intervall eller beskrives som separate tjenester.
Hvor ofte kontoret bør rengjøres avhenger av antall ansatte, besøk og type virksomhet. Sanitær og fellesarealer tåler minst av å bli nedprioritert.
Frekvensen bør bestemmes ut fra bruken av lokalene, ikke bare størrelsen. Et lite kontor med få ansatte kan ha andre behov enn et større kontor med høy aktivitet hele dagen. Antall ansatte, kundebesøk og virksomhetens art bør derfor være med i vurderingen.
Et mindre kontor kan ofte klare seg med renhold et par ganger i uken, mens større kontorer med mange ansatte og daglig kundekontakt kan ha behov for daglig renhold.
Sanitærrom og andre arealer med høy bruk kan samtidig kreve tettere oppfølging enn kontorplasser som brukes mindre.
Selv en god avtale trenger en måte å bli fulgt opp på. Fast personell kan være en fordel fordi renholderen blir kjent med lokalene, adkomsten og rutinene. Det gjør det også lettere å oppdage områder som trenger ekstra oppmerksomhet.
En fast kontaktperson hos leverandøren gir et tydelig sted å henvende seg dersom behovet endrer seg eller det oppstår avvik. Det kan også være nyttig å avtale hvordan kvalitetskontroll skal gjennomføres. NS-INSTA 800 kan brukes som et grunnlag for å beskrive og måle rengjøringskvalitet.
Før du signerer, bør du vite hvilke lokaler som er inkludert, hvilke oppgaver som utføres ved hvert besøk og hvilke oppgaver som kommer i tillegg. Det bør også være klart hvordan dere håndterer endringer, ekstrabehov og eventuelle avvik.
Jo tydeligere dette er fra starten, desto mindre risiko er det for at bedriften og leverandøren har ulike forventninger. En befaring er ofte et godt tidspunkt for å gå gjennom dette sammen.
En god avtale om kontorrenhold bør være konkret, men samtidig mulig å tilpasse når virksomheten endrer seg.
Beskriv oppgavene, bestem en frekvens som passer bruken av lokalene, og avklar hvordan kvalitet og avvik skal følges opp. Da blir det enklere å holde renholdet på et stabilt nivå gjennom hele arbeidsuken.
Vi tar en gratis befaring og setter opp et forslag tilpasset kontoret ditt.
Ta kontakt
